Formularz VAT – R składa się w celu rejestracji lub aktualizacji danych. A zatem, przedsiębiorca może zgłosić siebie jako czynnego podatnika albo podatnika zwolnionego. Każdą zmianę danych ujętych w formularzu należy złożyć w terminie 7 dni od chwili wystąpienia owej zmiany.

W części A formularza wpisujemy cel składania wniosku – rejestracja lub aktualizacja oraz nazwę Urzędu Skarbowego, do którego kierujemy wniosek. W części B zgłaszający wpisuje swoje dane, pamiętając, że podaje dane jako osoba fizyczna lub dane przedsiębiorstwa.

Część C1 zawiera okoliczności dotyczące obowiązku podatkowego. Tutaj należy pamiętać, że każdy kto zakłada pozarolniczą działalność gospodarcza jest podatnikiem. Zatem, taka osoba punkt 27 pozostawia niewypełniony. Punkt 28 wypełnia zgodnie z zaistniałym faktem. Kolejny, punkt 29 wypełnia tylko osoba, która dostarcza towary objęte podatkiem akcyzowym albo świadczy usługi prawnicze lub jubilerskie. Punkt 30 jest skierowany do osób dokonujących aktualizacji. Punkt 31 w większości przypadków pozostawia się niewypełnionym, chyba, że wypełniający zajmuje się sprzedażą używanych przedmiotów lub prowadzi kantor wymiany walut. Punkt 32 i 34 zaznacza rolnik ryczałtowy. Punkt 33 zaznacza każdy wypełniający. Punkt 35 zaznacza osoba, która przekroczyła kwotę sprzedaży 150 000zł w skali roku. W kolejnym punkcie 36, pole zaznacza osoba, która wysyła do Polski towary opodatkowane w innym kraju UE. Punkt 37 zaznacza się tylko w przypadku, jeśli zrezygnowało się z opcji ujętej w punkcie 36. W punkcie 38 podajemy datę, zgodnie z którą rozpoczęły się opcje zaznaczone od 27 punktu. Metodę kasową, uwzględnioną w punkcie 39, może wybrać tylko podatnik, u którego sprzedaż brutto w minionym roku nie przekroczyła 1 200 000 mln euro. W punkcie 44 mamy możliwość wyboru deklaracji kwartalnych. W punkcie 47 opcja 1 i 2 dotyczy taksówkarzy a 3 i 4 handlarzy złotem.

W części C2 zaznaczamy, zgodnie z naszymi potrzebami, informacje dotyczące składania deklaracji.

Część C3 dotyczy transakcji wewnątrz wspólnotowych. Zaznaczają osoby nabywające lub dostarczające towary/usługi na terenie UE.

W części D dokonujemy własnoręcznego podpisu. Natomiast, część E pozostawiamy w całości niewypełnioną.